Robisz to codziennie i wciąż się kompromitujesz. Oto 7 błędów, które nieświadomie popełniasz w e-mailach

Nie jest to poradnik dla osób, które trzeba przekonywać do przestrzegania zasad ortografii i interpunkcji, a tym bardziej do używania znaków diakrytycznych w oficjalnej korespondencji mailowej. Nie znajdziecie tu porad z gatunku "przedstaw się". To tekst dla tych, którzy e-maile piszą codziennie, zazwyczaj służbowo i wciąż mają dylematy co wypada, a często przekonani są swojej racji zupełnie niesłusznie. Sprawdź, czy dotyczy to również ciebie.

Temat nie-na-temat lub jego brak
Pominięcie tematu jest trochę jak celowe utrzymywanie w tajemnicy naszych intencji, co nie kojarzy się zbyt sympatycznie, a przy okazji jest po prostu utrudnianiem sobie życia (dziennie do naszych skrzynek łącznie trafia ok. 40 miliardów e-maili!). Temat pełni dwie bardzo ważne funkcje – po pierwsze pozwala ci się przebić ze swoim mailem do odbiorcy, po drugie ułatwia poszukiwania konkretnej wiadomości w skrzynce. Dlatego jego pominięcie jest również zwyczajnie niegrzeczne i świadczy o niechlujstwie. Funkcja nr 1 wykorzystywana jest przez firmy – temat jak tytuł artykułu w sieci ma wywołać kliknięcie. Jednak w oficjalnej korespondencji temat powinien w prosty sposób informować o co chodzi "bez zbędnych ceregieli" (będzie to skuteczniejsze niż "intrygujące" niedopowiedzenia). To takie uprzedzenie o czym zaraz będziemy czytać. Bardzo pomocne i konieczne byśmy byli traktowani poważnie przez odbiorcę.



Niezgrabne powitanie
... czyli największy dylemat przy rozpoczynaniu korespondencji z nieznajomym w sprawie służbowej lub oficjalnej. Na szczęście prawidłowa odpowiedź bez żadnych wątpliwości, jest jedna – "Szanowny Panie" (bez imienia!). Choć zwrot ten brzmi formalnie i wskazuje na dużą dozę dystansu do naszego rozmówcy, to na początek jest absolutną koniecznością.

Najczęściej spotykaną formą powitań w mailach jest wyniosłe "witam" lub zuchwałe "pani Magdo". Nie sprawdzi się również "dzień dobry" – skąd pewność, że wiadomość zostanie odczytana za dnia? "Witam" to klasyczny sposób wywyższania się, więc nie wypada go używać nigdy bez wyjątku, aczkolwiek wybaczalną formą jest "witam serdecznie". Z kolei na formę "pani Magdo" mamy zielone światło dopiero wtedy, gdy ta druga osoba użyje go w korespondencji jako pierwsza."Dzień dobry" czy "dobranoc" jest wybaczalne, bo nie jest niegrzeczne, jednak jest mało profesjonalne i najczęściej nie na miejscu.

Szczęśliwie, zakończenie e-maila jest proste – klasyczne "Pozdrawiam" wypada zawsze.

Za dużo treści
Służbowe maile cechują się tym, że jest ich dużo. I tak jak pisaliśmy w pierwszym punkcie – dobrze napisany temat załatwia sprawę "przepchnięcia się" między spamami, tak drugim krokiem ku komunikatywności musi być treściwa zawartość wiadomości. Najlepiej byłoby gdyby adresat z dwóch pierwszych zdań dowiedział się o co chodzi i nie musiał doczytywać wnikliwych tłumaczeń oraz analizować szczegółów sprawy – jeśli nasza wiadomość okaże się dla niego ważna, zapyta o nie. Poza tym konkretne i zwięzłe informacje w mailu to pokazanie odbiorcy szacunku oraz skuteczna zachęta do podjęcia współpracy. Dlatego pierwsze zdanie powinno zawierać wyjaśnienie kim jesteście i w jakiej sprawie piszecie.

Żądanie potwierdzenia
Fakt, to wygodna funkcja, jednak nie zawsze jej używanie jest w dobrym stylu. Jeśli piszemy z pozycji osoby, która prosi o przysługę, a odbiorca w jej spełnienie musi włożyć wysiłek i wykazać się dobrą wolą, niekoniecznie jest na miejscu, by żądać odpowiedzi. Zasada jest prosta – jeśli nie masz odwagi poprosić w mailu bezpośrednio o potwierdzenie odczytania wiadomości, nie ustawiaj automatycznego żądania, i już. Adam Jarczyński, autor bloga Dobre Maniery 24, w swej książce "Z klasą, na luzie" zwraca uwagę również na fakt, że jeśli uznamy, że będzie w porządku ustawić prośbę o potwierdzenie, otrzymamy odpowiedź i korespondencja toczy się dalej, wycofajmy żądanie potwierdzenia. Ciągłe potwierdzanie w toku rozmowy może być wyjątkowo irytujące.

Emotikony
Przywykliśmy do nich, bo często lepiej niż słowa potrafią oddać intencje naszej wypowiedzi. Jednak są zabronione przy pierwszym kontakcie i niemile widziane w korespondencji czysto służbowej (chyba, że wymieniacie maile z koleżanką z firmy). Używanie emotikon skraca dystans, wprowadza do wiadomości emocje. Pisząc do osoby, której nie znamy, to mało profesjonalne. Skupmy się na załatwieniu sprawy i zawiązaniu relacji, a "buziek" używajmy tylko jeśli wyraźnie wyczujemy, że możemy sobie na to pozwolić – czyli wtedy gdy wspomniana więź wkroczy na inny niż tylko oficjalny tor.

Brak stopki i jej nadmiar
Stopka w naszym numerem telefonu, stanowiskiem i danymi firmy jest absolutną koniecznością, jeśli piszemy jakiekolwiek e-maile służbowe. Odbiorca będzie poinformowany w każdym calu, a przy okazji pokazujemy, że można się z nami skontaktować inną drogą. Jednak jeśli korespondencja toczy się dalej, warto kasować stopkę, by nie zwiększać niepotrzebnie objętości wiadomości. Często później gdy chcemy znaleźć w mailu konkretne informacje zawarte w ich treści, scrollowanie przydługich wiadomości może wyjątkowo utrudnić sprawę. Poza tym podpisanie się imieniem i nazwiskiem, bez stopki, po słowie "pozdrawiam" pod każdym e-mailem jest trochę jak odręczny podpis na kartce urodzinowej – pokazuje szacunek i zaangażowanie w relację.

Życzenia świąteczne
"Kiedy rozpoczyna się okres świąteczny, w którym zwykliśmy się dzielić życzeniami, mój komputer zaczynają nawiedzać zombie – takie masowe, wysyłane machinalnie do wszystkich e-życzenia z widocznymi prywatnymi bądź firmowymi adresami e-mail odbiorców idącymi w dziesiątki lub setki, od osób, które ledwo znam, z miejsc, gdzie naprawiałem hamulce, zaciągnąłem kredyt i raz w życiu jadłem całkiem smaczne szaszłyki" – pisze Adam Jarczyński. Słowem, życzenia świąteczne w postaci kolorowych kartek czy gifów to nie jest najlepszy pomysł nawet jeśli wysyłamy je do ciotek i koleżanek ze studiów z prostego powodu – nie są to życzenia osobiste, a zatem są zwykłym spamem i o ile dalecy krewni nam wybaczą, o tyle potencjalny klient naszej firmy, prawdopodobnie nie.

Artykuł powstał na podstawie rozdziału "e-Maniery" z książki Adama Jarczyńskiego, autora bloga Dobre Maniery 24, pt. "Z klasą, na luzie" wydawnictwa Znak.
POLUB NAS NA FACEBOOKU
Trwa ładowanie komentarzy...